Definitie klachten en signalen
Klachten verwijzen naar uitingen van ontevredenheid, ongenoegen, of problemen die door een persoon worden geuit ten aanzien van een product, dienst, situatie, of ervaring. Het behandelen en oplossen van klachten is vaak van groot belang om de tevredenheid van cliënten en/of naasten te waarborgen en om de kwaliteit van zorg te verbeteren.
Signalen zijn observaties, gebeurtenissen, gedragingen, of andere verschijnselen die iets aanduiden, suggereren, of aangeven. Het herkennen en interpreteren van signalen is vaak belangrijk om adequaat te kunnen reageren en passende acties te ondernemen. Signalen bij cliënten kunnen wijzen op veranderingen in de behoefte aan zorg en ondersteuning.
Kwaliteit
PsyTrans ziet klachten en signalen als een belangrijk middel om de kwaliteit van het handelen te verbeteren. Daarom worden alle klachten en signalen die haar bereiken in behandeling genomen. Het doel is om signalen op te vangen en te registreren en klachten zoveel als mogelijk is binnen de organisatie in samenspraak met de cliënt op te lossen zonder daarbij gebruik te hoeven maken van de officiële klachtencommissie. De cliënt heeft altijd de mogelijkheid een officiële klachtenprocedure op te starten. De behandelaar probeert dit te voorkomen door adequaat te reageren op signalen en klachtenuitingen van cliënten.
Informatie klachten
Tijdens het intakegesprek ontvangt de cliënt informatie over de klachtenprocedure van PsyTrans. Dit wordt gedaan door middel van mondeling toelichten en de (algemene) voorwaarden op de website. Het ontvangen van klachten en naar aanleiding hiervan het aanbrengen van verbeteringen in de organisatie helpt PsyTrans de zorg nog beter te verlenen.
Opgevangen signalen
Signalen die worden opgevangen door medewerkers tijdens de behandeling worden gerapporteerd en waar mogelijk direct opgelost door de betrokken behandelaar in samenspraak met client. Bij PsyTrans komen en blijven we graag in gesprek om signalen en klachten met elkaar te bespreken.
Indienen van klachten
Is de cliënt ondanks de inspanning van behandelaar (evt. in samenspraak met de praktijkhouder en/of de directie) niet tevredengesteld, dan is het mogelijk een klacht in te dienen. Dit kan in eerste instantie schriftelijk (via email) door de klacht te verzenden naar: office@psytrans.nl
De klacht wordt dan in behandeling genomen, en de client wordt op de hoogte gehouden van de voortgang van de procedure. Zoals eerder vermeld nemen we klachten serieus en komen we graag in gesprek om de klacht naar tevredenheid op te lossen.
Als de cliënt de klacht niet intern bij PsyTrans wil of kan indienen, dan wordt de cliënt de mogelijkheid geboden om de klacht formeel in te dienen bij Klachtenportaal Zorg (www.klachtenportaalzorg.nl). PsyTrans is bij deze organisatie aangesloten.
Bij een klacht die ingediend is bij de klachtencommissie volgt de klachtenprocedure conform de procedure van deze onafhankelijke klachtencommissie, deze is te vinden op hun website.